Jak zorganizować koncert?

Organizacja wydarzenia muzycznego jakim jest koncert, to zadanie które wymaga dokładnego zaplanowania kilku istotnych aspektów, od finansowania przez spełnienie wszystkich wymogów formalnych i sanitarnych, aż po promocję eventu. Tego rodzaju impreza posiada swoją specyfikę, dlatego w trakcie jej organizacji (przestrzegając kilku ważnych zasad) można opierać się na pewnych utartych już schematach.

Jak zorganizować koncert – wymogi formalne?

Jeśli chodzi o takie wymogi, to na początek warto wyjaśnić, czy koncert to zawsze impreza masowa. Okazuje się, że nie zawsze (może być też imprezą zwykłą). Imprezę masową (artystyczno-rozrywkową) określa się bowiem, w zależności od miejsca odbywania się koncertu, po liczbie uczestników. Kiedy koncert odbywa się na stadionie czy w innych obiektach niebędących budynkiem, gdzie liczba udostępnionych miejsc wynosi nie mniej niż 1000, to określa się go imprezą masową. Jest nią również impreza muzyczna w hali sportowej albo innym budynku (np. klubie), gdzie liczba udostępnionych miejsc wynosi nie mniej niż 500. Kiedy liczba udostępnionych miejsc w obu przypadkach jest niższa, to koncert jest imprezą zwykłą. Podobnie kiedy odbywa się on na terenie prywatnym, a nie ogólnodostępnym czy w siedzibie organizacji, a także nie wiąże się z wykorzystaniem ulicy (zajęciem pasa drogowego np. ulicy, chodnika albo pobocza). W takich przypadkach przy organizacji koncertu nie jest wymagane uzyskane żadnych szczególnych zezwoleń urzędowych. Co innego, kiedy koncert będzie odbywał się przy dużej liczbie uczestników, stając się imprezą masową. Wtedy do jego realizacji wymagane jest uzyskanie zgód właściwych organów administracyjnych. Należy wtedy skierować do władz miejscowości albo miasta (w zależności od tego, gdzie koncert ma się odbyć) wniosek wraz z załącznikami. Oczywiście należy go złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem.

Organizacja koncertu krok po kroku

Planując organizację koncertu, już na początku określić trzeba na przykład, jak będzie wyglądał dostęp do wydarzenia (wejściówki, płatne bilety, dostęp bezpłatny). Zadbać trzeba także o organizację techniczną. To jednak jedynie wstęp do wszystkich działań. W organizacji najważniejsze będą trzy podstawowe kwestie:

• wybór daty i miejsca;
• finansowanie;
• promocja.

Wybór daty i miejsca

Data zależna będzie od preferowanej pory roku i może nierozerwalnie wiązać się z miejscem urządzenia wydarzenia. Wiosna i lato są bowiem najlepszym czasem na koncerty plenerowe. Jesienią i zimą większość uczestników oczekuje imprezy w klubie, sali koncertowej, czy innej zamkniętej przestrzeni. Wybór daty koncertu będzie więc wiązać się z tym jakie miejsce ma się do zaoferowania uczestnikom koncertu. Jeśli zaś chodzi o samo miejsce, to należy pamiętać, że ma być ono również dopasowane do specyfiki wydarzenia i prognozowanej publiczności (duży koncert będzie wymagać większego zaplecza). Wybrana przestrzeń powinna zostać zarezerwowana z wyprzedzeniem, by mieć gwarancję dostępu do niej w danym terminie.

Finansowanie

Jest ono jedną z najważniejszych kwestii, bo to od niego uzależniona jest realizacja koncertu na właściwym poziomie. Koniecznością będzie pozyskanie mecenasów i sponsorów koncertu, którzy zapewnią środki finansowe potrzebne m.in. na: opłacenie miejsca, pracy artystów, wymaganego przez muzyków backline, nagłośnienia, oświetlenia i innych warunków technicznych. Warto zaznaczyć, że koncert będzie generował korzyści zarówno dla organizatora, jak i sponsora. Ten pierwszy uzyska środki potrzebne do realizacji imprezy, a sponsor będzie miał szansę skutecznie promować działania swojej firmy. O środki finansowe warto postarać się odpowiednio wcześnie. Oprócz sponsorów prywatnych, finansowanie może odbyć się przy pomocy jednostek samorządowych czy organów rządowych.

Promocja

Organizowane wydarzenie okaże się sukcesem wtedy, kiedy przyciągnie wiele osób. Aby tak było, trzeba zadbać o odpowiednią promocję – projektując kampanię marketingową. Powinna ona zostać skierowana do konkretnej grupy odbiorców (dopiero po jej określeniu będzie można stworzyć właściwą kreację reklamową). Promocja powinna obejmować: dystrybucję plakatów i ulotek informujących, powiadomienia internetowe (np. na portalach społecznościowych i stronach branżowych), a także promocję w mediach lokalnych i ogólnopolskich.

Zapewnienie odpowiednich warunków sanitarnych

Przy organizacji imprezy masowej jaką będzie koncert, aby uzyskać zezwolenie, organizator musi uzyskać tzw. opinię sanitarną – wydają ją właściwi miejscowo państwowi inspektorzy sanitarni. Mogą oni niekiedy określić dodatkowe dla danej imprezy wymagania sanitarne. Opinię tę trzeba dołączyć do wniosku o zgodę na przeprowadzenie koncertu. Przygotowywane zaplecze sanitarne (liczba toalet) musi zostać dostosowane do liczby uczestników koncertu oraz czasu jego trwania (czasami są to kilkudniowe festiwale). Przyjęło się to obliczać w ten sposób, że kiedy liczba uczestników eventu nie przekracza 1000 osób, dzieli się to przez 250. Trzeba wtedy zapewnić 4 toalety przenośne. W przypadku 10 000 uczestników sposób obliczeń jest nieco bardziej złożony, ale wynikiem jest to, że organizatorzy muszą wtedy zapewnić  54 toalety. W przypadku koncertu organizowanego dla 20 000 osób liczba niezbędnych toalet będzie wynosić 127 sztuk. Co ważne, jeżeli dana impreza muzyczna będzie połączona z konsumpcją napojów alkoholowych, to liczba toalet musi być większa (nawet o połowę). Aby spełnić niezbędne wymagania pod kątem sanitarnym, dla organizatorów imprez masowych najwygodniejszą opcją staje się niewątpliwie wynajem toalet przenośnych. Są one odpowiednio wyposażone, dzięki czemu komfortowo służą uczestnikom imprezy. Pozwalają wtedy jednocześnie wziąć pod uwagę wszystkie wymagania, jak np. zapewnienie wygodnych toalet osobom niepełnosprawnym. Tak sytuacja przedstawia się w ofercie firmy “WC serwis”, która posiada bardzo szeroki asortyment produktów i toalety zróżnicowane pod względem ich wyposażenia. Sprawia to, że można dopasować je do konkretnych potrzeb i oczekiwań. Co ważne, w tym samym miejscu wypożyczyć można (niezbędne do kontroli tłumu w czasie imprez masowych) ogrodzenia zaporowe i barierki policyjne. Pomagają one bezpiecznie kierować dużymi grupami ludzi.

Dowiedz się więcej o toaletach przenośnych dla osób niepełnosprawnych.